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電子文件歸類歸檔要求（試行稿）

1前言 由于我們企業(yè)已經(jīng)全部實現(xiàn)了電子化辦公的氛圍，對于電子文件的歸類與歸檔就成了一件非常重要的使命，其意義重大不言而喻，甚至關(guān)系企業(yè)團隊的長久健康發(fā)展問題。
2 文件夾建立要求 誰做的業(yè)務(wù)誰歸類，誰負責，具體操作為：在計算機的最后一個硬盤上，<我的文檔>內(nèi)保存與工作學習有關(guān)的文件，可以建立四個文件夾可分別為、、、，n代表計算機編號,m代表年度；除此之外的個人文件（應為積極的、健康的、我國法律適用的文件），在我的文檔外建立一個以自己名字命名的文件夾保存其中,不得再在其他位置建其他文件保存的地址。
3 電子文件歸類要求 各類文件產(chǎn)生時即保存在各自的文件夾內(nèi)的子文件夾或保存在，<正在實施的項目>文件夾內(nèi)，對于剛形成的文件以C開頭命名并加文件的名稱后墜月日時分保存，對于修改后的正確文件以Z開頭命名并加文件的名稱后墜月日時分并列保存。對于最后項目完結(jié)的文件，如為造價咨詢則按咨詢類別分為投標、一般概預算、工程結(jié)算、結(jié)算審核、標底攔標價、工程量清單、招標最高限價分類；如為招標代理按項目地域分類存放；按年度歸檔由項目負責保存到合適的文件夾內(nèi),對于過程中產(chǎn)生的半成品文件以及修改前的文件可以移植到學習 資料文件內(nèi)。以上文件已經(jīng)建立了總文件夾及其子文件夾,連同本要求一起存放于各計算機中的我的文檔內(nèi)。
4 電子文件歸檔要求 對于完結(jié)的項目及時形成歸檔資料并不得隨意刪除，否則視為沒有做過此項目并對項目負責及相關(guān)責任人進行嚴肅處罰。到達年度后將對其進行刻盤或存盤永久保存。
5 結(jié)論 以上要求及程序望在日常工作中嚴格執(zhí)行，對于很麻煩或沒有生命力的做法，可提出修改意見，再修改后按新的要求執(zhí)行，沒有修改的按原來的要求執(zhí)行。

2015-1-31

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